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O Escritório de Processos e Projetos (EPP), grupo de trabalho vinculado à Unidade de Desenvolvimento Organizacional (UDO), orienta quanto ao registro de cargo/função para usuários do Sistema Eletrônico de Informações (SEI Bahia) no âmbito da UNEB.

Cumpre salientar que o EPP é a unidade responsável na UNEB, em alinhamento com os Administradores Locais, por centralizar as demandas, manter a comunicação com a Secretaria da Administração do Estado da Bahia (SAEB) e garantir a adoção de melhores práticas para utilização adequada da ferramenta junto aos seus usuários.

Neste sentido, foi realizado um estudo técnico visando adotar uma gestão padronizada de cargos e assinaturas, especialmente considerando que na universidade é comum que um servidor possa executar diferentes papéis no decorrer de sua atividade laboral, inclusive de forma simultânea, não sendo possível expressar essa realidade de forma automatizada devido às limitações do sistema SEI Bahia.

Após análise da equipe técnica do EPP e aprovação da Chefia de Gabinete, fica definido que:

1. As disposições dos itens 2 e 3 se aplicarão exclusivamente aos servidores efetivos que ocupem cargo comissionado e/ou sejam nomeados de forma adicional para ocupar outra função, como em comissões.

2. Os servidores deverão possuir em seus cadastros no SEI Bahia o cargo/função efetivo, conforme registrado no sistema RH Bahia.

3. A identificação da função pela qual o servidor estará respondendo ao assinar documentos no sistema SEI Bahia poderá ser representada referenciando o cargo e a portaria que o autoriza no conteúdo do documento interno.

4. Os servidores contemplados na regra adotada podem adotar a funcionalidade “Texto Padrão” ou “Auto Texto” no SEI Bahia, onde poderão cadastrar suas diversas assinaturas e utilizá-las nos documentos internos, conforme a demanda, para que as assinaturas estejam em conformidade com a função exercida naquele momento.

5. De forma excepcional, não se aplicará o disposto no item 1. aos servidores que exerçam os cargos de Reitor(a), Vice-Reitor(a), Pró-Reitor(a) e Diretor(a), que deverão possuir em seus cadastros no SEI Bahia o cargo/função conforme a nomeação através de portaria. Considerando a necessidade destes em manter uma comunicação frequente com outros órgãos e instâncias externos à Universidade.

6. As adequações de cargo necessárias estarão vigentes a partir do dia 5 de dezembro de 2022, conforme análise da equipe técnica do EPP.

Para conhecer melhor a funcionalidade “Texto Padrão” e como utilizá-la, confira o Tutorial Rápido disponível na página: https://epp.uneb.br/sei/#tutoriais ou diretamente clicando aqui.

Unidade de Desenvolvimento Organizacional (UDO)
Escritório de Processos e Projetos (EPP)
Universidade do Estado da Bahia (UNEB)

O Escritório de Processos e Projetos (EPP), grupo de trabalho da Unidade de Desenvolvimento Organizacional (UDO) da UNEB, informa sobre a INDISPONIBILIDADE do sistema SEI Bahia no período de 15/07/2022 (sexta-feira) a 17/07/2022 (domingo), devido à necessidade de atualização do sistema para a versão 4.0. Tal ação será promovida pela Secretaria da Administração do Estado (Saeb), órgão gestor da ferramenta, e busca disponibilizar aos usuários novos recursos que facilitarão o uso do sistema. 

Indisponibilidade do sistema

Conforme orientações da Saeb, o sistema funcionará normalmente até as 18h do dia 14/07/2022 (quinta-feira). Após esse momento, a base do SEI Bahia será “CONGELADA” e não será possível realizar qualquer operação durante o período de manutenção.

Recomendamos fortemente que a comunidade unebiana atente às seguintes recomendações, para não sofrer prejuízos durante o período de indisponibilidade do sistema:

1. Antecipação da instrução processual e encaminhamento de todos os processos até o dia 13/07/2022 (quarta-feira) às 18h;
2. Processos importantes sejam antecipados para alguns dias antes do prazo. Apesar do funcionamento normal do sistema até o dia 14/07/2022, a concorrência de processos neste dia poderá ocasionar lentidão no sistema;
3. No mesmo período o módulo de Peticionamento, atualmente utilizado por nossos discentes, também ficará indisponível;
4. Após a atualização do SEI Bahia para a versão 4.0, a ferramenta de pesquisa poderá não retornar de forma completa para os processos gerados anteriormente, dificultando a localização de processos. Para localizar os processos, recomendamos a utilização da funcionalidade “Acompanhamento Especial” (Consulte o Infográfico ED. 16 | NOV 2020) ou consulte o Menu SEI: Estatísticas >> Unidade (Consulte o Infográfico ED 07 | JUN 2020);
5. Devido à alta demanda que deve ocorrer no período que antecede a indisponibilidade do sistema, poderá haver instabilidade no sistema;
6. Considerando a demanda que ficará represada, o retorno previsto para dia 18/07/22 (segunda-feira) também poderá apresentar instabilidade e problemas de performance. 

Novidades do SEI Bahia 4.0

A Coordenação SEI Bahia divulgou o lançamento da versão 4.0 trazendo a reformulação da interface, novas funcionalidades e aprimoramento dos recursos já existentes. Confira algumas novidades que estarão disponíveis após a atualização:

• Histórico de acessos;
• Autenticação em 2 fatores (2FA);
• Funcionalidade SEI Federação, que permite a tramitação de processos entre órgãos que possuem a versão 4.0 em diante;
• Nome social para usuários internos e externos;
• Utilização de mais de um marcador por processo e novas opções de cores;
• Pesquisa com mais opções de filtros;
• Registro de visualização de documentos por usuários externos;
• Inclusão de filtro por órgão no envio de processos;
• E muito mais!

Caso deseje conferir os detalhes sobre a atualização do SEI Bahia 4.0, acesse o Portal SEI Bahia e confira.

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