O Escritório de Processos e Projetos (EPP), grupo de trabalho da Unidade de Desenvolvimento Organizacional (UDO) da UNEB, informa sobre a ação de saneamento em Blocos de Assinatura do Sistema Eletrônico de Informações (SEI Bahia), conforme orientações da Secretaria da Administração do Estado da Bahia (Saeb), órgão gestor da ferramenta.
Foi identificado pela Coordenação SEI Bahia/Saeb, diversas unidades (setores) com grande volume de documentos assinados mantidos em Blocos de Assinatura. Além disso, foi relatado que a UNEB possui mais de 69 mil blocos de assinatura (entre concluídos, gerados, disponibilizados, recebidos e retornados).
A manutenção de documentos assinados nos blocos pode impactar o desempenho da própria unidade, ocasionando lentidão, dificuldades de acesso a unidade, queda de login e outros problemas de utilização do sistema, uma vez que os processos permanecem relacionados à “mesa de trabalho” da unidade.
A recomendação é remover todos os documentos já assinados dos blocos de assinatura da sua unidade (incluindo os blocos concluídos). Além disso, caso não vá reutilizar, recomenda-se excluir o bloco e não somente concluir.
Passo a passo: Acesse o Menu Lateral esquerdo > Blocos > Assinatura > Estado: Filtre apenas “Concluídos” > Selecione todos > Clique no botão “Excluir”.
Atenção: Todos os documentos devem ser removidos do bloco antes da sua exclusão. Este é o principal ponto que causa a lentidão no sistema. Clique no número do bloco > Selecione todos os documentos > Clique no botão “Retirar do Bloco”.
Para atividades de controle, organização e acompanhamento de processos, recomendamos a utilização da funcionalidade Acompanhamento Especial, que permite o monitoramento dos processos sem causar os mesmos impactos no desempenho do sistema.
Contamos com o apoio de todos vocês na adoção e compartilhamento dessa prática, contribuindo para a manutenção do bom desempenho do SEI Bahia para todos os usuários.
Universidade do Estado da Bahia (UNEB)
Unidade de Desenvolvimento Organizacional (UDO)
Escritório de Processos e Projetos (EPP)