Informamos o cronograma de Transferência de Documentos para o Arquivo Central em 2020. Em tempo, solicitamos que este calendário seja compartilhado com as gerências e setores ligados à V.Sa., de maneira que os mesmos possam organizar a documentação a ser enviada e preencher a Lista de Transferência.
A Lista de Transferência é Instrumento arquivístico legal que formaliza a transferência de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, contendo uma descrição sumária do volume que está sendo transferido, portanto solicitamos que a mesma seja enviada anteriormente em versão eletrônica e no momento da transferência acompanhando os documentos, em versão impressa. Na ausência da Lista, os documentos serão devolvidos ao setor de origem.
Conforme critérios estabelecidos pela Tabela de Temporalidade Documental (TTD), destacamos que os documentos produzidos em 2018 e 2019 deverão permanecer sob a guarda das unidades produtoras em seus arquivos correntes. Os demais documentos produzidos em 2017 e anos anteriores deverão ser transferidos, seguindo as orientações do SIARC.
A transferência de documentos só poderá ser realizada pelos setores ligados a Administração Central da UNEB. As Unidades Acadêmicas (Departamentos) deverão manter sob os cuidados da Direção um arquivo setorial que centralize a produção documental dos setores à elas vinculados, conforme prevê o Art. 16 do Regimento Interno do Arquivo Central (Resolução 949/2012 – DOE 22 e 23/12/2012).
Em caso de dúvidas, nos colocamos a disposição para quaisquer esclarecimentos através do telefone: (71) 3117-2341, ou do e mail: listasiarc@uneb.br.
CRONOGRAMA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS – 2020
PASSOS PARA REALIZAR A TRANSFERÊNCIA DOS DOCUMENTOS:
– Todo material a ser transferido deverá estar acondicionado em caixa-arquivo padrão, com etiqueta de numeração colada em uma das faces;
– Todos os documentos deverão estar livres de clipes, grampos ou quaisquer outros objetos de metal. Caso necessário o arquivo central poderá fornecer grampos plásticos (tipo clicktelos) para o ajuntamento de documentos em blocos de até 400 folhas;
– Preencher a Lista de Transferência conforme orientação recebida;
OBS: O ARQUIVO CENTRAL INFORMA QUE OS MATERIAIS ENTREGUES SEM O CUMPRIMENTO DESTAS NORMAS SERÃO DEVOLVIDOS À UNIDADE PRODUTORA PARA QUE SE PROCEDAM AS ADEQUAÇÕES NECESSÁRIAS.
Sistema de Arquivo Central (SIARC)
